Az oroszok a paksi spájzban, a Fidesz politikusai az iktatóban vannak. A Miniszterelnökségen az ügyintézés olyan gyorsan történik, hogy az ügyfél (Tarsoly Csaba) levele még be sem érkezik a hivatalhoz, de a hivatalvezető kabinetfőnöke (Nagy János) már előző napon megválaszolja az ügyfél levelét, sőt, tájékoztatta az ügyfelet arról is, hogy a hivatalvezető (Orbán Viktor) tájékoztatta az illetékest (Varga Mihályt), aki a további ügyintézésre (tárgyalásra) jogosult ügyintézőt (Orbán Gábort) jelöl ki még a beadvány megérkezése előtti napon. Sőt, a tárgyalásra kijelölt ügyintéző még a beadvány beérkezése előtti napon valószínűleg jelentkezik az ügyfélnél. A válaszlevél az iktatási rendszer kikerülésével került kézbesítésre a jövőbeni ügyfélnek.
A hivatalvezető kabinetfőnökének gyors válaszát (levelét) a közigazgatásban nevezhetjük „közbenső intézkedésnek”: még nincs érdemi döntés az ügyfél beadványának tartalmáról, de az érdemi döntés előkészítése érdekében kijelölésre került az ügyintéző, aki tárgyalni fog az ügyféllel. A másnap megérkező beadványból megtudjuk, hogy az ügyfél nem maga az ügyfél (Tarsoly Csaba), hanem az ügyfél az az 50 ezer kötvényvásárló, akik fedezetlen kötvénnyel rendelkeznek.
Az 50 000 ügyfél már nyomós indok arra, hogy a hivatalvezető példátlan gyorsasággal intézkedjen, és minden törvénybe foglalt iratkezelési szabályt áthágva foglalkoznak a beadvánnyal.
Vessünk szakmai pillantást az iratra! Hogyan kerülhet egy irat a hivatalvezetőhöz? Erre a kérdésre a hivatalvezető sajtófőnöke azt a választ adta, hogy személyesen hozták be a hivatalba. Még nem merült fel a sajtóban, hogy ki lehet a személyes levélkézbesítő?
Hogyan lehet a hivatalba személyesen behozni egy levelet, amikor szigorú beléptetési szabályok vannak: igazoltatás az épülettől 300 méter távolságra, újabb személyazonosítás az épület kapujában. Ezekre a személyazonosítási cselekményekre csak akkor kerülhet sor, ha az adott személy belépésének jogát a hivatalvezető kabinetfőnöke az őrparancsnoknak engedélyezte. Ha a kabinetfőnök engedélyezte a belépést, akkor a belépés céljával is tisztában kellett hogy legyen. Sőt az engedélyezés tényét, az engedélyező személyét, a belépő személyazonossági adatait, a be – és kilépés időpontját elektronikusan rögzítik, sőt a videofelvétel is visszakereshető.
Ha a személyes kézbesítő a hivatali épülettől távol eső első személyazonosításnál azt válaszolta volna: „levelet hoztam” a hivatalvezetőnek, akkor szigorúan a „Postabontóba” irányítják, amely egy másik utcában van, és akkor valóban csak az iktató pecsétje szerinti napon érkezett volna meg a levél a hivatalvezetőhöz.
Természetesen sokkal egyszerűbb a helyzet, ha a személyes kézbesítőnek belépési engedélye van a hivatalba, mert akkor a kétszeri személyazonosítás egyszerűbb és gyorsabb. Mivel személyi motozásra nem kerülhet sor, így a levél személyes kézbesítése, bár nem szabályos, de megvalósítható anélkül, hogy arról az érintetteken kívül bárki tudomást szerezne. (Jelen írásban a titkosszolgálati eszközök használatát nem tekintjük át.)
A postai úton vagy kézbesítővel a hivatalhoz érkező levelek (csomagok) a postabontóba kerülnek, ahol a beérkezés módját és időpontját rögzítik és a levelet, csomagot továbbítják a címezett szerinti iktatóba.
Minden hivatalnak törvényi kötelezettsége saját iratkezelési szabályzatot készíteni, amelynek kereteit törvény határozza meg. Kötelező a kézbesítés, postabontás, iktatás, ügyintéző kijelölésének módját, a válaszok elkészítésének az adminisztratív folyamatát, majd a kiadmányozás és a kézbesítés szabályait személyre szólóan rögzíteni.
Több miniszterelnökkel és sok miniszterrel volt alkalmam az általuk „fölösleges bürokráciának” nevezett tevékenységről – röviden – szót váltani. A legrövidebb megbeszélésre Orbán Viktorral került sor az iktatás szükségességéről, amikor az 1998. évi országgyűlési választáson elnyert megbízólevelét elvesztette, mielőtt az az Országgyűlés alakuló ülésén a mandátum igazolására sor került volna. A Fidesz pártapparátusa, amely hitelt érdemlően igazolható módon a megbízólevelet átvette, és az Országos Választási Iroda munkatársai között többszöri heveny vitára került, sor, de a kézbesítés, a postabontás, az iktatás, a kézbesítés szabályainak a megtartásáról szóló dokumentáció egyértelműen bizonyította, hogy aki nem tudja bemutatni az országgyűlési képviselő megbízó levelét, az országgyűlési képviselőként nem vehet részt a parlament alakuló ülésén. Érdekes helyzet volna, ha a köztársasági elnök az 1998. évi választások győztesét úgy kéri fel, hogy az érintett nem jöhet be a parlament épületébe.
A közhitelesség bizonyításra csak szigorú, dokumentált, bizonyítható kerülhet sor. A vitatott esetben Orbán Viktor megjelent az Országos Választási Irodában, - Jónapot! - Jónapot! - átvett egy „másodlatot”, amely közhitelesen bizonyította a képviselői státuszát, majd egyenest az Országgyűlés patkójába ment, ahol miniszterelnöki felkérést kapott.
A közigazgatási iktató rendszer a közhitelességet szolgálja.
A politikusok már régen feltalálták és begyakorolták azokat az utakat, hogy egyes levelek, csomagok ne a hivatalos úton jussanak a kezeikhez. Gyakori út a „sofőrök találkozzanak a parkolóban” megoldás, amikor avatatlan szemek számára láthatatlanul ér célba a küldemény. „Nézzél be hozzám egy kávéra, a belépő le lesz adva az őrségre!” vagy az „Igyunk egy sört a szokott helyen!” – szakmailag közismert megoldások.
A manuális iktató és irattári rendszerek kiállták a történelem próbáját. Világháborúkat, forradalmakat és ellenforradalmakat, könyvégetéseket éltek át, majd a maradékokból tájékozódhatnak az egyes emberek a kárpótlásoknál, a családfakutatásoknál, az elveszett gyermekek felkutatásánál, sőt, a gimnáziumi érettségi találkozók megszervezésénél. A politikusok is használják az iktatási és irattári rendszereket: politikai barátokat és ellenségeket keresnek és találnak a hivatal emlékezetében.
A politikusok el akarják kerülni kényes ügyekben a hivatal és a történelem emlékezetét. Dokumentumot akarnak egy problémás, kényes, kellemetlen ügyről, de olyan formában, hogy utóbb a változó céljaikhoz igazíthassák a dokumentum felhasználását.
Új helyzet állt elő az elektronikus levelezés kialakulásával. Miniszterelnökök, miniszterek, államtitkárok az interneten üzengetnek a népnek, üzengetnek egymásnak, blogoznak, twittereznek. Az állami iktató rendszerek nem képesek követni ezt a technikai fejlődést: Miért? mert az állami vezetők azt hiszik, hogy a ezek az internetes felületek „nem iktatnak, nem archiválnak”. Tévednek.
A tisztességtelen politikusok elkerülik a hivatal „hivatalos” emlékezetét: kicselezik a beléptető rendszert, átverik az iktatást, megfosztják az irattárat a dokumentumok egy részétől. A közhitelességet rombolják. Holott ugyanezek a politikusok rendelik meg az informatikai cégeket uraló „baráti cégektől” a milliárdos elektronikus iratkezelő rendszereket.
Vizet prédikálnak és bort isznak.
